IT-Lösungen für gemeinnützige Stiftungen!

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Sehen Sie dazu die Medienberichte zu unserem Referenzprojekt "aws Fördermanager":

 

 

Lösungen

Management gemeinnütziger Stiftungen

Zielsetzung ist die umfassende Unterstützung von gemeinnützigen Stiftungen durch die vollständige Digitalisierung von Kern- und Teilprozessen.

Die gesamte Anwendung basiert auf Standardtechnologien von Microsoft (Dynamics CRM), erweitert um eine Vielzahl von spezifischen Komponenten für die Abwicklung von Stiftungsprozessen und mit individueller Anpassung an die jeweiligen Kundenforderungen (Komponentenlösung).

Bedingt durch die flexible Architektur und Konfigurierbarkeit ist eine schrittweise, rasche Einführung und laufende Erweiterung je nach konzeptioneller Anforderungen leicht möglich.

Die Daten zur Stiftungsanwendung sind jederzeit online über einen Web-Browser und unterschiedlichen Apps verfügbar.

Über ein eigenes Kommunikationsportal können die Projekte auch in Zusammenarbeit mit den externen Antragsstellern abgewickelt werden.

Modernes Design, Standardisierung (Nachhaltigkeit), Modularität und eine dadurch bedingte sehr gute Kosten-Nutzen Relation zeichnet diese Stiftungslösung aus.

Basisprodukte: MS Dynamics CRM, MS Office, MS SQL

Spezifische Komponenten:

  • Vollständige Prozessabbildung, Prozess-Schritt Bibliothek
  • Template für Abbildung von Projekten/Teilprojekten
  • Aktivitäten-Management (Projektaufgaben, Projekttermine und E-Mails)
  • Kontaktdatenmanagement (Serienbrief, Adresskopf, Titel, Kategorien)
  • Finanzplan mit Kostenposition, Kontierung und Belegverwaltung
  • Auszahlungsverwaltung (Anbindung SAP, Navision, ...)
  • Zahlungsplan, Zahlung, Budgetierung
  • Ressourcenmanagement
  • Integriertes Bestellwesen
  • aceDoc (Integrierte Dokumentenverwaltung, Digitale Signatur)
  • Integrierte Vorlagenverwaltung mit dox42 (Word, E-Mail, Power Point, Excel)
  • Veranstaltungsmanagement, Integration mit Raumplanungssystem
  • Projektcontrolling, Verwendungsnachweis, Wirkungslogik
  • Protokollierung
  • Auswertungen, Berichte, Dashboards (BI Technologien) 


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aceDoc

Das aceDoc ist ein von der ace entwickeltes Zusatzmodul zu Dynamics CRM für die Verwaltung von Dokumenten jeder Art.

Mit aceDoc können Dokumente in jeder Entität verwaltet werden.

aceDOC basiert auf HTML 5-Komponenten von Telerik, benötigt einen lokal zu installierenden "Filewatcher" und bietet eine User-Experience, vergleichbar mit dem Standard-Windows-Explorer (Drag/Drop, Tree-Darstellung).

Die Daten selbst können über einen Provider in jedes beliebige Archiv-System abgelegt werden, standardmäßig wird hier eine SQL-Datenbank verwendet.

Kern der Anwendung sind zwei CRM-Entitäten: Ordner und Dokument. Durch diesen Ansatz können Dokumente und Ordner die gleiche Funktionalität aufweisen wie jede CRM-Entität (Workflows, Aktivitäten). Von besonderer Bedeutung ist, dass der Zugang damit nur über CRM-Zugriffsrollen bzw alle Security-Mechanismen von CRM möglich ist. Ein Sharing von Dokumenten ist damit möglich - und damit eine sehr individuelle Abbildung der Security pro Objekt (Dokument).

Es gibt eine Tree-orientierte Darstellung und eine flache Darstellung der Dokumente. Die Ordner zeigen die Anzahl der Dokumente, die jeder Anwender sehen darf.

 

 

 

Sport.CRM

Mit Sport.CRM verwalten die Sportverbände ihre Mitgliedsvereine und deren Sektionen bei der Abwicklung ihres laufenden Sportbetriebes. Sport.CRM basiert aus technischer Sicht auf MS Dynamics CRM und ist um eine Vielzahl weiterer sportspezifischer Komponenten, wie Funktionärs-, Subventions- und Beitragsverwaltung, an die Bedürfnisse für eine effiziente Verwaltung der Vereine angepasst. 

Eine umfassende Dokumentenverwaltung (Reports, Dokumentenvorlagen, Seriendrucke, Auswertung, Dashboard) ermöglicht einen raschen und übersichtlichen Schriftverkehr der Vereinen, so dass diese in ihren vielfältigen Aufgaben optimal seitens der Verbände unterstützt werden.

Mit Sport.CRM sind die Daten und Informationen jederzeit online zugänglich, bei Gewährleistung der notwendigen Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Zusätzliche Module:

  • aceDoc für die Dokumentenverwaltung im CRM
  • ELBA Schnittstelle
  • Automatischer Datentransfer ausgewählter Daten an die Dachorganisation
  • Portal für die Verwaltung der Vereine durch berechtigte Funktionäre
  • Online Vereinssuche - integriert in die Homepages der Verbände


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Projektmanagement

 Effiziente und übersichtliche Erfassung und Abwicklung von Projekten.

 Unternehmen können mit dieser IT-Lösung ihre Projektabwicklung wirtschaftlich optimieren und die Projektkosten nachhaltig senken.

 Diese IT-Lösung bietet Ihnen einen Dienst für die Erfassung und Dokumentation von Kunden und Projektdaten, die mit unterschiedlichen Endgeräten (wie Smart-Phone, Tablet, etc.) jederzeit online verfügbar sind. Die Dynamics CRM entwickelte Projektmanagementlösung kann in der Cloud betrieben werden. Die wirtschaftliche Nachhaltigkeit garantiert die flexible Erweiterung mit einfachster Bedienung und sehr geringem Ausbildungsaufwand.

Zusätzliche Module:

  • aceDoc für die Dokumentenverwaltung im CRM
  • Projektverwaltung und Projektabrechnungen (Arbeitspakete, etc)
  • Verwaltung von Projektaufträgen
  • Projektbezogene Aufwandserfassung
  • Erfassung von Projektrechnungen
  • Diverse Auswertungen (Monatssalden der Mitarbeiter, etc.)
  • Erfassung von Urlaub und Krankenständen

Kapazitätsplanung, Ressourcen-Management

Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement sind in Projekten, aber auch im Tagesgeschäft wichtige Größen zur Steuerung.

Im konkreten Fall werden die jeweils verfügbaren Ressourcen je Monat dargestellt und Projekten bzw Tagesgeschäft zugeordnet (von jeder Ressource selbst oder von einem Projektleiter für andere Ressourcen).

In weiterer Folge werden die Ressourcen-Konflikte von einem zentral angesiedelten Dispatcher aufgelöst.

Jede Ressource wird dabei bis maximal ca 3 Monate im voraus geplant und damit zugeordnet. Eine längerfristige Zuordnung ist möglich, häufig aber unzweckmäßig.

Ressource, Projekt und Zeit (Monat) können in unterschiedlicher Weise zwei-dimensional dargestellt werden.

Dieser Darstellung gegenüber gestellt werden die tatsächlichen Daten (für ein Projekt oder Tagesgeschäft erbrachte Stunden), die sich aus der Leistungserfassung (für die Vergangenheit) ergeben. Damit wird schnell sichtbar, inwieweit die Planung mit den tatsächlich erbrachten Stunden übereinstimmt bzw davon abweicht. 

Die Erfassung der Plan-Daten erfolgt in einer Tabelle, die schnell und leicht editiert werden kann.

Die Darstellung der Daten generell erfolgt in Form einer Tabelle bzw in Form eine Gantt-Charts für die drei Größen "Ressource, Zeit (Monat) und Projekt.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.



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Geschäftsfall-Management

 

 Die ace bietet eine umfangreiche Anzahl von Komponenten für die Verwaltung von Geschäftsfällen, die vom AG im Detail angepasst werden können. Geschäftsfall ist eine neutrale Bezeichnung für unterschiedliche

Dieses System bietet die ace als Einstiegspackage zum Einstiegspreis, dieser umfasst auch ca 20 Personentage an Dienstleistung für Konfiguration und Einführung. Unser Einstiegs-Package zum Fixpreis geht von einer Umgebung mit bis zu 50 Anwendern aus.

Module/Komponenten des Systems, basierend auf MS Dynamics CRM.

  1. Geschäftsfälle können universell über ein Template-System vordefiniert werden. Dieses Template-System verwendet vordefinierte Regeln, Grenzwerte, Bezeichnungen, Vorgaben, Masken- und Listenzusammenstellungen, die beim Erstellen eines Geschäftsfalls aus der Vorlage kopiert werden. Zielsetzung ist, dass möglichst wenig immer wieder manuell erfasst werden muss.
  2. Statusabhängig Pflicht-Felder, Adress-Check, Geschäftszahl-Generierung
  3. Dokumentenverwaltung mit Auto-Generierung, 'Ablage, Ordner-Strukturen, Drag/Drop
  4. Vorlagen-System (für die Generierung von Dokumenten)
  5. Prozess-Schritt-Bibliothek (inklusive von 5-6 grundlegenden Arten von Prozess-Schritten) zur konfigurierbaren Zusammenstellung von seriellen und parallelen Workflows
  6. Datenerfassung in ausgewählten Entitäten (wie Kosten) in Tabellenform (inline-Grid)
  7. Power-BI für Auswertungen (Erarbeitung im Rahmen von 1-2 PT in Workshops)

Dazu kommen eine sehr umfangreiche Funktionalität, die das Standard-Produkt Dynamics CRM out-of-the-box bietet, inklusive Apps-Support, Outlook-Support und insbesondere eine sehr ausgefeilte und leistungsfähige (performante) Security (Sicherheitsrollen, Teams, etc).

Ausgehend von diesen Komponenten kann eine Geschäftsfallverwaltung auf Basis dieses vorkonfigurierten Systems spätestens nach 2-3 Monaten in einen Produktionsbetrieb genommen werden. Erweiterungen und weitere Anpassung sind praktisch ohne Einschränkung möglich. 

Wenn Sie Interesse haben, rufen Sie uns an und lassen Sie sich unser Lösungskomponenten zeigen. Wir beraten Sie gerne.

Weitere Details siehe Beilage

Newsroom

Kennzeichnend für einen Newsroom ist die zentrale Bündelung von Informationen und Inhalten als Angebot des direkten Dialogs mit dem Betreiber des Newsrooms. Technologisch gesehen ist der Newsroom ein spezifisch programmiertes Content Management System, indem die Inhalte aus den unterschiedlichsten Informationsquellen integriert werden.

Der Newsroom dient dem laufenden Kommunikationsaustausch für alle Mitarbeiter unter möglicher Einbindung von externen Quellen. 

Wir implementieren solche unternehmensspezifische Newsrooms Lösungen auf Basis von „Microsoft SharePoint Server“. Der Microsoft SharePoint Server ist eine lokal aber auch über das Internet verfügbare Lösung und somit eine zentrale Kommunikations- und Informationsplattform. Sämtliche auf Standardtechnologien basierenden Systeme werden unternehmensspezifisch angepasst (individuelle Eingabemasken, etc.). Dazu werden allfällige Genehmigungsprozess mit Windows Workflow Foundation abgebildet und in den SharePoint Server integriert. Für Auswertungen werden die Daten automatisiert in eine Oracle-DB exportiert.

Durch die auf Standardlösungen von Microsoft aufbauenden Programme werden Abläufe immer genau strukturiert und somit für jeden Entscheidungsträger jederzeit nachvollziehbar. Zusätzlich wird durch den leichten und schnellen Datenzugriff sowie die Benutzerfreundlichkeit eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht.



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